Покрокова інструкція: як вести книгу обліку доходів у 2025 році
Коректний бухгалтерський облік господарської діяльності — це пряма вимога податкової служби та практична необхідність підприємця, який піклується про свої фінанси. Для документального закріплення всіх доходів і витрат використовується спеціальний шаблон — Книга обліку доходів. Вона має важливе значення для кожного підприємця, незалежно від форми організації бізнесу та групи оподаткування, тому з перших днів управління власною справою варто вчитися правильно її вести.
Основні умови ведення книги обліку доходів
Книгу обліку доходів ведуть всі юридичні особи та ФОП. У ній фіксуються всі надходження коштів, пов’язані із господарською діяльністю, та витрати, за умови наявності первинних платіжних документів. Проте з 01 січня 2021 року ФОП не зобов’язані вести Книгу обліку доходів за стандартизованою формою, затвердженою Міністерством фінансів України, та реєструвати її в органах ДПС. Вони можуть вести облік доходів у довільний, зручний спосіб щомісячно у паперовій або електронній формі.
Для формування Книги обліку у довільній формі можна самостійно розкреслити зошит, блокнот, роздрукувати сторінки-шаблони затвердженої Мінфіном форми або користуватися комп’ютерними програмами (Excel) та застосунками.
Алгоритм ведення Книги обліку доходів
Наведемо основні рекомендації для правильної організації ведення Книги обліку:
- Оберіть форму документу — паперову або електронну, залежно від особистих вподобань, зручності. Підготуйте типову паперову форму або створіть електронний документ за встановленою структурою, проте заздалегідь переконайтеся, що у разі потреби його можна буде роздрукувати.
- Заповнюйте Книгу відповідно до своєї системи оподаткування, а саме: спрощенці без ПДВ ведуть щоденний запис доходів готівкою чи на рахунок, загальники та 3 група ФОП з ПДВ також вказують господарські витрати.
- Вносьте всі доходи (та витрати) у хронологічному порядку, підряд, не виокремлюючи розділи для різних напрямів діяльності, готівкових чи безготівкових розрахунків.
- Додавайте всі первинні документи до кожного запису доходів (та витрат) — чеки, квитанції, банківські виписки.
- Не допускайте виправлень коректором чи закресленнями, натомість додавайте новий запис з поясненням та підписом.
- Зберігайте Книгу обліку протягом 3 років, навіть у разі закриття ФОП.
Ведення Книги обліку доходів лише на перший погляд може здатися складною та непотрібною справою. Крім прозорої звітності перед контролюючими державними органами, вона має цінність і для самого підприємця. Завдяки їй легко відслідковувати рух коштів, аналізувати динаміку доходів та оптимізувати витрати. Цей документ привчає до порядку, дисципліни та сприяє об’єктивному плануванню розвитку господарської діяльності.
