Облік закупівель: що це і як його організувати
Підприємства, які працюють у сфері торгівлі або надання послуг, постійно мають справу із закупівлями. Це процес придбання товарів чи матеріалів у певній кількості для подальшого використання або реалізації. Для цього потрібно знайти постачальника, домовитися з ним та оформити документацію.
Закупівлі ー важливий процес для компанії, їх планують заздалегідь та постійно контролюють. Якщо не відстежувати цей процес, доведеться зіткнутися із складнощами. Коли керівник точно не знає, в якій кількості купує товар та скільки платить за нього, завжди є ризик втратити набагато більше, ніж заробити.
Навіщо потрібно відстежувати закупівлі
Це необхідно для ефективного витрачання коштів та мінімізації втрат. По-перше, таким чином простіше проаналізувати умови від різних постачальників та вибрати найбільш вигідні. Спеціальна програма, яка здійснює облік закупівель автоматично, відображає інформацію про реальну кількість товарів, що надійшла, а також наявну заборгованість.
Грамотний облік закупівель допоможе ефективно планувати й витрачати бюджет підприємства. Коли керівник бачить, які товари продаються найбільш активно, йому простіше прийняти правильне рішення щодо замовлення наступної партії. Варто витрачати кошти саме на ту продукцію, яка відповідає наявним потребам клієнтів.
Постійний облік допоможе уникнути ситуацій, коли на складі знаходиться багато непопулярних позицій. Особливо неприємно, якщо це товари із обмеженим терміном придатності або сезонні. Вони не тільки займають зайве місце на складі, а й можуть стати причиною великих втрат через списання. Достатньо купувати менше продукції, як не користується попитом, щоб не зіткнутися з такими проблемами.
Як автоматизувати облік закупівель
Постійно робити його вручну не практично, навіть якщо асортимент товарів невеликий. Щоб прискорити цей процес та уникнути помилок, пов’язаних із людським фактором, найкраще використовувати спеціальне програмне забезпечення. Варто віддати перевагу сервісу в хмарі, щоб не встановлювати його на комп’ютер і мати доступ до даних із будь-якого пристрою.
Саме такою є програма USAP.ONLINE, створена безпосередньо для компаній, що працюють у сфері торгівлі та надання послуг. Це система обліку закупівель, яку зручно використовувати також в інтернет-магазині. Вона працює із будь-якими типами й категоріями товарів, у тому числі підакцизними. Таким чином зручніше організувати роздрібні чи гуртові закупівлі, замовити потрібну кількість продукції.
USAP.ONLINE відкриває такі можливості для бізнесу:
- ведення повного обліку кількості товарів, які знаходяться на складі. Можна створювати скільки завгодно торговельних точок, об’єднувати їх у групи й бачити інформацію за кожною;
- проведення інвентаризації без зайвих витрат часу. Система завжди знає, скільки товарів знаходиться на складі на поточний момент. Тому продукцію завжди можна правильно розподілити між торговельними точками і в будь-який час доби отримати інформацію про залишки;
- контроль заборгованості, що може виникати у постачальників або клієнтів. Завдяки програмі буде простіше уникати касових розривів;
- продаж продукції різними способами. Транзакцію можна оформити за готівку або з банківської картки, онлайн, у кредит тощо;
- ведення обліку наявних коштів, нарахування заробітної плати зручним способом.
Програма для відстеження й контролю закупівель дає можливість проводити розрахунки із постачальниками, бачити робочі графіки працівників, ставити їм задачі й контролювати виконання.
