«10 червня — не дедлайн, після якого буде штраф». У Пенсійному фонді пояснили, що потрібно знати про електронні трудові книжки

10 червня в Україні завершується п’ятирічний перехідний період із переведення трудових книжок в електронний формат. Через це в багатьох громадян виникають запитання: чи потрібно терміново оцифровувати трудову книжку, що буде після завершення перехідного періоду, як підтвердити стаж у разі втрати документів через війну та чи залишаться чинними паперові трудові книжки.

Про це в програмі «Тема дня» на Українському радіо Тернопіль розповів начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області Олександр Томчук. Розмову вела Наталка Колтун.

«10 червня — це завершення п’ятирічного перехідного періоду»

— Чому саме 10 червня 2026 року визначено датою завершення переходу на електронні трудові книжки?

— Законодавчо визначено п’ятирічний перехідний період. Йдеться про Закон №1217, який набув чинності 10 червня 2021 року. Відповідно, п’ять років спливають саме 10 червня 2026-го.

Суть цього закону полягає у впровадженні поняття електронної трудової книжки. Це не книжка у звичному розумінні, а набір електронних записів про трудову діяльність людини.

Фактично така система існує вже давно, адже дані про трудову діяльність накопичуються у державних реєстрах із початку 2000-х років. Але тепер це поняття закріплено законодавчо.

Усі записи щодо трудової діяльності працівника, які раніше вносилися лише до паперової трудової книжки, тепер фіксуються і в електронному форматі в Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України.

«Після 10 червня ніяких штрафів не буде»

— Чи обов’язково встигнути оцифрувати трудову книжку саме до 10 червня?

— Хочу одразу заспокоїти людей. 10 червня — це радше символічна дата завершення перехідного періоду.

У законі немає жодних штрафів чи інших каральних заходів для тих, хто не встиг подати документи на оцифрування до цієї дати.

Після 10 червня людина так само зможе подати трудову книжку на оцифрування. Це можуть зробити як самі працівники, так і роботодавці.

Тому говорити про якусь катастрофу після завершення перехідного періоду не варто.

Чому все ж варто оцифрувати документи

— Тоді які переваги дає оцифрування трудової книжки?

— Насамперед це захист документів.

Ми живемо в умовах війни, і ніхто не застрахований від втрати документів через обстріли, пожежі чи інші обставини.

Якщо трудова книжка, дипломи чи інші документи вже оцифровані, збережені в державних реєстрах та підписані кваліфікованим електронним підписом, то вони залишаються доступними навіть у разі втрати паперових оригіналів.

Це значно спрощує призначення пенсії в майбутньому.

Чому важливо вкластися у три місяці після досягнення пенсійного віку

— Багато людей не знають про одну важливу норму.

Після виникнення права на пенсію людина має три місяці, щоб подати необхідні документи.

Якщо документи подані в цей період, пенсію призначать із дня набуття права на неї.

Навіть якщо людина звернеться на останньому дні тримісячного строку, виплати будуть нараховані заднім числом.

Але якщо подати документи пізніше — через п’ять, шість чи десять місяців — пенсію призначать лише з дня звернення.

Тому важливо заздалегідь подбати про свої документи.

Чи продовжать приймати трудові книжки після 10 червня

— До якого часу можна буде подавати документи на оцифрування?

— Жодних кінцевих строків немає.

Трудові книжки прийматимуть стільки, скільки вони надходитимуть до Пенсійного фонду.

Сьогодні черги на оцифрування дуже великі. Якщо раніше документи опрацьовувалися за два-три тижні, то зараз строки значно довші.

Тернопільщина — серед лідерів в Україні

— Цікаво, що кілька років тому Тернопільщина була серед областей із найнижчими показниками подання трудових книжок.

Люди відкладали це питання на потім.

Ми активно проводили інформаційну кампанію: зустрічалися з трудовими колективами, проводили онлайн-наради, зверталися до роботодавців.

У результаті сьогодні Тернопільська область входить до трійки лідерів в Україні за кількістю поданих трудових книжок.

За нашими оцінками, вже оцифровано або перебуває в черзі близько 90% трудових книжок.

Як подати документи

— Чи можна подати документи особисто?

— Так. Є два варіанти.

Перший — звернутися до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду України, незалежно від місця проживання.

Необхідно мати документи, що посвідчують особу, та документи про стаж.

Другий спосіб — подати документи онлайн через вебпортал Пенсійного фонду.

Для цього потрібно відсканувати документи та підписати їх кваліфікованим електронним підписом.

Чи достатньо авторизації через «Дію»

— Тут є важливий нюанс.

Через «Дію» можна увійти до системи та завантажити документи.

Але завершити процедуру без кваліфікованого електронного підпису неможливо.

Система все одно вимагатиме підписати документи КЕП.

Тому електронний підпис є обов’язковим.

Що робити, якщо документи втрачені через війну

— Як підтвердити стаж, якщо документи втрачено, а архіви залишилися на окупованих територіях?

— Якщо документи збереглися в архівах, можна отримати відповідні довідки.

Якщо ж документи втрачені повністю, законодавство передбачає можливість підтвердження стажу через суд.

Для цього можуть знадобитися двоє свідків, які працювали разом із заявником і яким уже призначено пенсію із зарахуванням відповідного стажу.

Чи зарахують роки навчання

— Що робити, якщо в дипломі не зазначено форму навчання?

— Найкраще звернутися до навчального закладу та отримати додаткову довідку про навчання на стаціонарній формі.

Її також можна подати до Пенсійного фонду.

— А якщо диплом ще не оцифрований?

— Це не проблема.

Під час оформлення пенсії людина може подати всі необхідні документи, які раніше не були оцифровані.

Стаж через це не втрачається.

Подавати потрібно не лише трудову книжку

— Ми завжди рекомендуємо подавати на оцифрування весь пакет документів.

Для жінок це можуть бути:

• свідоцтва про народження дітей;
• свідоцтва про шлюб;
• дипломи про освіту.

Для чоловіків:

• військовий квиток;
• дипломи;
• інші документи, що підтверджують стаж.

Також варто додавати архівні довідки та інші документи, які можуть знадобитися при призначенні пенсії.

Як перевірити свій стаж

На вебпорталі Пенсійного фонду є розділ «Мій стаж», де можна побачити актуальну інформацію про страховий стаж.

Також працює пенсійний калькулятор.

Чим ближче людина до пенсійного віку, тим точніше калькулятор прогнозує майбутній розмір пенсії.

Чому можуть виникати проблеми зі стажем

— Люди часто вважають, що якщо весь час працювали, то автоматично мають достатньо стажу.

Але трудові книжки заповнювали люди, а люди можуть помилятися.

Бувають випадки, коли:

• неправильно внесені записи;
• відсутні підписи чи печатки;
• підприємства перейменовувалися без належного оформлення;
• є неточності в документах.

Якщо такі помилки виявляться лише під час оформлення пенсії, часу на їх виправлення може бути дуже мало.

Саме тому краще перевірити все заздалегідь.

Паперові трудові книжки залишаються чинними

— Чи залишаються чинними паперові трудові книжки?

— Так, залишаються.

Після 10 червня основним джерелом інформації буде електронний облік.

Але якщо працівник захоче, щоб записи дублювалися в паперовій трудовій книжці, роботодавець зобов’язаний їх вносити.

Тому паперові трудові книжки зберігають юридичну силу.

Страховий стаж після 2004 року

Олександр Томчук також нагадав, що з 1 січня 2004 року в Україні діє поняття страхового стажу.

Він залежить не лише від факту роботи, а й від сплати внесків.

Якщо роботодавець не подавав звітність або не сплачував внески, певні періоди можуть не бути зараховані повністю.

Також трапляються випадки, коли офіційна зарплата була нижчою за мінімальну.

У таких ситуаціях страховий стаж зараховується пропорційно до сплачених внесків.

Тому майбутнім пенсіонерам рекомендують уже зараз перевірити свій стаж через вебпортал Пенсійного фонду та за потреби усунути всі неточності до моменту виходу на пенсію.